第８回コラム【初投稿】補助者、登場 - 会社設立・不動産登記・相続に関する手続

こんにちは。
司法書士・行政書士事務所ヴィレの補助者、サクラです。

突然ですが、本日より私も、このコラムを
不定期で担当させていただくことになりました！

「補助者」というお仕事についてのあれこれを、
気ままに綴っていきたいと思いますので
どうぞ本家コラムの箸休め的にこちらも読んでいただけたら嬉しいです。

まずは自己紹介

さっそくですが今回は、我が事務所と補助者というお仕事について
少しだけ紹介させてください。

※現在、補助者サクラは【行政書士補助者】として従事しておりますため
　行政書士補助者についての記録となります。（2020年10月現在）

当事務所は、代表東郷祥太が
行政書士・司法書士のダブルライセンスを
取得したことによりスタートいたしました。

当事務所の前身としては、行政書士東郷法務事務所 →
行政書士司法書士東郷法務事務所（大田区田園調布）と
事務所名・業態を変えて参りましたが、ここ、大田区大岡山へ
事務所を移転したことを機に、事務所名も一新、
司法書士・行政書士事務所ヴィレとして気持ち新たにスタートしたのです。

この「ヴィレ」という事務所名の由来については、
諸説ありますが（…。）
まずはぜひ代表コメントをご一読くださいませ。

そして事務所移転を機に、
補助者１名（私、サクラ）を採用して
より皆様からご依頼を迅速かつ丁寧に
対応できるよう邁進しているところであります。

以前にも増して、東郷はやる気に燃えていますので
どしどしご依頼くださいませ！！！

とはいえ、補助者ってなんなの？

そう思われる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

何を隠そう、私もそう思っていましたから。
「補助者」って何をすれば良いのでしょうか…と。ごめんなさい。

あくまで当事務所の場合ですが、
引越し移転開業となると、やることは盛り沢山。

そこで考えた東郷は
「忙しいから手伝ってくれないか？」
と、全くの未経験の私に声をかけたのでした。

ここから私の、法律業への第一歩がが始まりました。

ちなみに私は過去、一般企業にて
人事・総務部署に従事した経験があるため
事業所内の細々したお仕事は得意分野でもありました。

そのような経歴のために、私にお声がかかったのかもしれません。

開業ご挨拶のはがき作成や、送付、そんな細々したことも
書士が一人でやろうと思うと、なかなか骨の折れる作業なのではないかと思います。
また開業初期は、どこで調べたのか、営業電話が掛かってくることも大変多く
電話の一次受けという意味でも、誰か別のものがいることはプラスになるのではないのでしょうか。
ですので、たとえ無資格者の採用であったとしても
早くに「自分でやらなくてもいい仕事」を手放すことを選択したのは、
ある意味正しいのではないかと思います。

そうです、そんなきっかけで働くことになったものなので、
決して法律の世界にいた人間というわけでもないですし
もちろん行政書士の資格を持っているわけでもありません。

それでも、書士さんのお手伝いをできるのが補助者なのです。

実際、このように、書士さんが「忙しいから手伝ってくれる人を探している」
という“人づて求人“が少なくはない業界だと聞いたことがあります。

もし、法律家のもとで働きたい！と思われる方は、
ここだけの話、まずは書士の方と
コミュニケーションを図るのも悪くないと思いますよ。

「補助者」の具体的な業務は？

では、具体的な業務内容はというと

行政書士の監督のもとに、提出する書類の作成や、その提出
また証明書類を官公署へ請求することができます。

要するに、行政書士のサポート全般です。
関連書類作成補助、そして実際に官公署に赴き書類の提出や請求を行います。
時には依頼者様のもとへ資料の受領にお伺いしたり、完了書類のお届けをしたり。

事務所内では基本的には、パソコンを使って書類作成をしたり
調べ物をする業務も多いです。

どの業務も依頼者様の申請に直結するものが多いため、慎重かつスピードも求められる業務ともいえます。

「補助者」は誰でもなれるの？

では補助者には誰でもなれるのでしょうか？

ざっくり言うと、答えは　YES　です。

しかし事務所によっては、有資格者もしくは法学部卒や、経験者のみ採用など
必ずしも門戸は広くはないように思います。

ですが条件ではなく資格という意味では、事務所側が採用さえすれば
誰でもなれるのが補助者です。

補助者になるには、書士会への登録が義務となります。
具体的な手続き・登録には下記書類の提出が必要になります。
（東京行政書士会の場合）

・補助者採用届
・補助者の住民票
・写真　　２枚
・手数料２,000円
・返信用封筒

上記を提出し、不備等がなければ、無事補助者の資格が付与されます。

登録が完了すると、補助者としての身分証明書が発行され
ちょっとだけ法律家の端くれっぽく感じることができるため、
モチベーションも上がります。
※しかし、勝手に書類を作成したり自分の判断で顧客対応することは厳禁です

あくまで監督がいて動ける立場であるのが補助者です。

「補助者」として書類提出、請求時の注意点は？

書類を官公署に提出する場合に注意したいのが
上記の、補助者は行政書士の監督のもと業務を行えるという点です。

よって、万が一提出時に記入漏れなどがあっても
その場で訂正することはできず
行政書士に伝えて直してもらはなければならないのです。

時間を無駄にすることがないよう
提出書類のチェックは入念にすることが大事です。

「補助者」に必要なスキルは？

当事務所のように小さな事務所は、別途事務員がいるわけではないため
本来一般事務員がおこなうような業務も補助者が担当することとなります。

例えば、、、
　・電話対応
　・来客対応
　・ファイリング業務
　・書類の預かり、返却・・・などなど

ここまで読んでいただいた方は、なんとなく補助者業務について
お分かり頂けたのではないかと思いますが、
では具体的にどんなスキルが必要かはわかりますか？

以下はここ数ヶ月、サクラが補助者として従事し感じた所感となりますが、
必要なスキルについてお伝えしたいと思います。

スバリ！PCスキルとコミュニケーションスキル！！

え？それ？　と思われた方。。。ちょっと待ってください。

今や、これってどんな業種でも必須スキルのような気もしなくはないですが、、、

でもそうなんです。

これまでお伝えした通り、補助者の業務は
パソコンを使った書類作成や調べ物が多く存在します。

WordもExcelも常に使用して業務を進めますのでPCスキルは必須となるのです。

しかしそれ以上に重要なものは、コミュニケーション力だと私は思います。
これは声を大にして言いたい！

いや、言ってます。

これは来客対応や、電話対応はもちろんのこと、
事務所内で書士との業務のやりとりにも大変重要なスキルです。

立ち上げ間もない事務所であれば尚更です。
どのように書類を管理していくのか、どうすればお客様に喜んでもらえるのか
考え日々改善点を見出してはテコ入れをしていく。

そんな作業の繰り返しとなります。

そんな時も円滑に物事を推し進めるためには、
コミュニケーション力が高いことは、とても重要な要素となるからです。

もうこれって、司法書士・行政書士事務所に限らずですよね。
社会人として勤務されてきた方なら、きっと学んできた要素。

ということは、今これを読んでいるあなたも、補助者として勤務できる方が多いということです。

「補助者」って実はものすごく魅力的な職業かもしれない

「補助者」は、行政書士や司法書士を目指している方はもちろん、
そうではない方でも、書士の世界に触れることができ、
生きていく上で不可欠な法律という分野を学ぶことができるお仕事です。

これってある意味すごくないですか？

行政書士も司法書士も決して簡単に取得できる資格ではありません。

士業として開業するには、そのために何百、いや何千時間もの時間を費やし
様々なものを我慢しつつ勉強をし、難しい試験を突破する必要があります。

しかし「補助者」はその想像を絶する苦労をせずとも、
その世界に足を踏み入れることができるのです。

これって、他の事務職ではなかなか得られないものではないか、と私は思うのです。

きっかけは、東郷の思いつきだったかもしれません。
でも有資格者ではなく、かつ法律業とはとても遠い世界に住んでいた私も、
たった数ヶ月勤務しただけではありますが、その魅力に取り憑かれつつあります。

未経験者のサクラは、まずは簡単な業務からとなりますが、
徐々にレベルアップして、1日も早く、
難しい書類作成もサポートできるようになりたいなと密かに思っております。
（そこは密かでなくてもいいですね笑）

初心者　補助者の思い。

最後に、このコラムを書くことで
ここまで読んで下さったあなたにも司法書士・行政書士というお仕事、
またその「補助者」というお仕事について
少しでも興味や理解を持っていただけたら嬉しいなと思っています。

次回からは、より詳しく補助者の実務についても、
少しづつご紹介できれば良いなと思っています。

それではまた次回。